Vedtægter for Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø Lokalarkiv
Navn, hjemsted og arbejdsområde
§1
Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø Lokalarkiv er en selvejende institution. Dets navn er Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø Lokalarkiv dets hjemsted er Gludvej 54, Glud, 7130 Juelsminde og dets arbejdsområde er Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø sogne.
Formål
§ 2
Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke-statslig proveniens med tilknytning til dens borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid, og stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvendt virksomhed at fremme kendskabet til og styrke interessen for områdets historie.
§ 3
Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådan garanteres.
§ 4
Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø lokalhistoriske arkiv er medlem af sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA). Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø lokalhistoriske arkiv deltager i lokale, amtslige og landsdækkende fællesregistreringer, der er arrangeret eller godkendt af SLA.
Ordinær generalforsamling
§ 5
Den selvejende institutions øverste myndighed er generalforsamlingen.
Generalforsamlingen afholdes hvert år inden udgangen af marts. Indkaldelse skal ske skriftligt eller på mail til medlemmerne med 2 ugers varsel.
§ 6
Indkaldelsen skal indeholde dagsorden med minimum følgende punkter:
Valg af dirigent
Styrelsens beretning
Regnskab og budget
Indkomne forslag
Valg af medlemmer og styrelsen
Eventuelt
§7
Det er ikke muligt at stemme ved fuldmagt.
§ 8
Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. På generalforsamlingen aflægger styrelsen ved formanden beretning om foreningens virksomhed.
§ 9
På generalforsamlingen vælges 3 medlemmer i ulige år og 2 medlemmer i lige år, alle medlemmer vælges for en 2-årig periode.
Første gang vælges 5 medlemmer, de 3 som får færrest stemmer vælges for en 1. årig periode.
2 Suppleanter vælges hvert år.
Alle medlemmer er opstillingsberettigede
§10
Medlemmer, som ønsker at stille forslag til afstemning uden for den udsendte dagsorden, skal indsende deres forslag 7 dage inden generalforsamlingen til formanden.
§ 11
Afstemninger skal ske skriftligt, såfremt blot et af de fremmødte medlemmer ytrer ønske herom.
§12
Såfremt 1/3 af medlemmerne ønsker det, skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling.
§13
Det overlades til den siddende styrelse at udarbejde og udsende mødeindkaldelse. Styrelsen skal endvidere berette om årsagen til den ekstraordinære indkaldelse.
§14
Den ekstraordinære generalforsamling afholdes ligesom den ordinære generalforsamling.
Styrelse
§15
Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø lokalhistoriske arkiv forestås af en styrelse på 5 medlemmer, der vælges på generalforsamlingen. Styrelsen konstituerer sig selv årligt og fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden. Der føres protokol over møderne. Arkivlederen fungerer som styrelsens sekretær. Formanden og kassereren tegner det lokalhistoriske arkiv.
I øvrigt kan styrelsen nedsætte arbejdsgrupper.
§ 16
Styrelsen ansætter/afskediger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til SLA’s standardinstruks for arkivledere.
Styrelsen ansætter/afskediger det øvrige personale i samråd med arkivlederen.
§17
Styrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt registreret, og at de er offentligt tilgængelige, dog således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres. Styrelsen påser og har ansvaret for, at SLA’s generelle minimumskrav til arkivdrift overholdes.
Arbejdsplan
§ 18
Styrelsen er ansvarlig for udarbejdelse af en arbejdsplan og et budget og overholdelsen heraf.
Økonomi
§19
Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø lokalhistoriske arkiv etableres og drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private. Regnskabsåret følger kalenderåret.
§ 20
Pengemidler, som arkivet råder over, skal indestå på en for arkivet oprettet konto i et pengeinstitut.
§ 21
Arkivets årsberetning og det reviderede regnskab fremlægges på lokalhistoriske forenings generalforsamling. Endvidere sendes årsberetningen og det reviderede regnskab til tilskudsgiverne.
Opløsning
§ 22
Skulle Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø lokalhistoriske arkiv af en eller anden grund ophøre, skal samlingerne anbringes efter nærmere aftale med kommunalbestyrelsen og SLA, så deres forbliven i offentligt eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.
Ikrafttræden
§ 23
Vedtægterne træder i kraft umiddelbart efter vedtagelsen. Medlemskab af SLA kan først opnås, når disse vedtægter efter indstilling af SLA er godkendt af SLA, idet en sådan godkendelse er en forudsætning for medlemskab af sammenslutningen.
Vedtægtsændringer
§ 24
Disse vedtægter kan ændres på forslag fra styrelsen.
Vedtaget ved generalforsamling den 25. oktober 2018