Vedtægter for Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø Lokalarkiv
Navn, hjemsted og arbejdsområde
§ 1 Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø Lokalarkiv (GRSH) er en frivillig forening.
Navnet er Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø Lokalarkiv. Hjemsted er Gludvej 54, Glud 7130 Juelsminde.
Arkivets dækningsområde er Glud, Rårup, Klejs, Skjold og Hjarnø sogne.
Formål
§ 2 Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, billed- og lydoptagelser, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke-statslig oprindelse med tilknytning til områdets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
Endvidere at stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden med et almennyttigt grundlag, efter de gældende regler for tilgængelighed. Arkivet ønsker gennem udadvendt virke at fremme kendskabet til og styrke interessen for områdets historie.
§3 Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som sådan garanteres.
§4 Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø lokalarkiv er medlem af Sammenslutningen af Lokalarkiver (SLA), og Hedensted kommunes Lokalhistoriske samvirke (HKLS).
Det indsamlede materiale registreres i databasen Arkibas/Arkiv.dk.
Ordinær generalforsamling
§ 5 Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen.
Generalforsamlingen afholdes hvert år inden udgangen af marts.
Indkaldelse skal ske skriftlig eller på mail til medlemmerne med 2 ugers varsel.
Forslag fremsendes til forpersonen senest 7 dage inden generalforsamlingen.
Alle medlemmer er opstillingsberettigede.
Som medlem kan optages enhver, som tilslutter sig foreningens formål og indbetaler det årligt fastsatte medlemskontingent.
Indkaldelsen skal indeholde dagsorden med minimum følgende punkter:
Valg af dirigent
Bestyrelsens beretning
Regnskab
Indkomne forslag
Valg af medlemmer til Bestyrelse/Suppleant/Revisor.
Eventuelt
Hver husstand har 1 stemme. Det er ikke muligt at stemme ved fuldmagt.
Afstemninger skal ske skriftligt, blot et af de fremmødte medlemmer eller bestyrelsen ytrer ønske herom.
Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. På generalforsamlingen aflægger bestyrelsen ved forpersonen beretning om foreningens virksomhed. På generalforsamlingen vælges 3 bestyrelsesmedlemmer i ulige år og 2 bestyrelsesmedlemmer i lige år, alle vælges for en 2 årig periode. 1 suppleant vælges hvert år. 1 revisor vælges hvert andet år.
Efterfølgende indsendes årsberetningen og det reviderede regnskab til tilskudsgiverne.
Ekstraordinær Generalforsamling.
§ 6 Såfremt 1/3 af medlemmerne eller bestyrelsen ønsker det, skal der indkaldes til ekstraordinær
generalforsamling.
Den siddende bestyrelse udarbejder og udsender mødeindkaldelse.
Bestyrelsen skal desuden berette om årsagen til den ekstraordinære indkaldelse.
Den ekstraordinære generalforsamling afholdes som den ordinære generalforsamling.
Bestyrelsen
§ 7 Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø lokalarkiv ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer, der vælges på generalforsamlingen. Bestyrelsen konstituerer sig selv årligt og fastsætter selv sin forretningsorden.
Der føres protokol over møderne. Sekretær kan vælges udenfor bestyrelsen.
Forpersonen og kassereren tegner lokalarkivet. I øvrigt kan bestyrelsen nedsætte arbejdsgrupper.
Arkivleder
§ 8 Bestyrelsen godkender en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift, samlingernes tilstand og
deres benyttelse i henhold til SLA’s Modulkurser for arkivledere.
Bestyrelsen godkender det øvrige personale i samråd med arkivlederen.
Arkivalierne
§9 Bestyrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares betryggende, er forsvarligt
registreret, og at de er tilgængelige i en offentliggjort åbningstid, således at SLA’s tilgængelighedsregler respekteres. Bestyrelsen påser og har ansvaret for, at SLA’s generelle
minimumskrav til arkivdrift overholdes.
Økonomi
§ 10 Glud, Rårup, Skjold og Hjarnø lokalarkiv drives for midler tilvejebragt gennem tilskud fra det
offentlige, medlemskontingenter, institutioner, virksomheder, foreninger og private.
Regnskabsåret følger kalenderåret.
Pengemidler, som arkivet råder over, skal indestå på en for arkivet oprettet konto i et pengeinstitut.
Opløsning
§ 11 Skulle Glud, Rårup, Skjold, Hjarnø lokalarkiv af en eller anden grund ophøre, skal samlingerne
anbringes efter nærmere aftale med kommunalbestyrelsen og SLA, så deres forbliven i offentligt eje
og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.
§12 Foreningens evt. formue skal i tilfælde af opløsning tilfalde Hedensted Kommunes Lokalhistoriske Samvirke (HKLS)
Ikrafttræden
§ 13 Godkendelse af vedtægterne hos SLA samt af generalforsamlingen er en forudsætning for
vedtægternes ikrafttræden umiddelbart derefter.
Vedtægtsændringer
§ 14 Disse vedtægter kan ændres på forslag fra bestyrelsen til en generalforsamling.
Vedtaget ved generalforsamling den 18. marts 2026